Pour de nombreuses entreprises, l’ agenda papier ou le traditionnel calendrier est le choix par défaut pour gérer les réservations ou rendez-vous . Ils existent depuis longtemps, sont faciles à utiliser et ne nécessitent aucun effort d’apprentissage.

Cependant, plus vous passez de temps avec des outils de ce type, plus vous perdez de temps à vous occuper des aspects administratifs de votre business plutôt que de vous concentrer sur les éléments clés comme la prestation de services à vos clients. En outre, plus votre entreprise se développe, plus sa gestion devient complexe et moins vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui génèrent réellement des revenus .

Voyons donc en détail les inconvénient que représente l’agenda ou le calendrier traditionnel.

Lorsque vous utilisez un agenda ou planning papier , vous ne générez pas de fichier clients facile à manier ou exporter et, la plupart du temps, vous ne notez que des informations limitées sur vos clients - le nom et le numéro de téléphone, en général.

Pourquoi la constitution d’un fichier client est-elle si importante ? Si, un jour, vous décidez de vendre votre entreprise, votre fichier clients en est l’un des principaux atouts . En effet, plus votre base de données clients est qualifiée et votre fichier complet et à jour, plus la valeur de votre entreprise est tangible. C’est un argument de poids lors d’une négociation .

De plus, sans une liste d’e-mails pour contacter vos clients, impossible de leur envoyer des newsletters ou e-mails promotionnels (dans le respect du RGPD, bien évidemment). Pourtant, c’est un moyen efficace de fidéliser votre clientèle et de générer davantage de revenus .

Pour ces raisons, il est crucial d’avoir un fichier clients avec tous les détails pour les contacter ainsi que l’historique des rendez-vous qui vous permet de suivre la régularité de chaque client. Avec un logiciel de rendez-vous en ligne, votre fichier clients se constituent au fur et à mesure des réservations que vous renseignez ou grâce aux réservations en ligne des clients.

Avec un calendrier ou planning traditionnel, vous pouvez difficilement établir des statistiques sur les forces et les faiblesses de votre entreprise. Quelles sont les prestations les plus réservées ? Quel est le taux d’annulation ? Celui-ci a-t-il augmenté les derniers temps, ou au contraire diminué ? etc.

Répondre à ce genre de questions est très fastidieux, voire impossible quand on utilise un agenda papier . Ce sont pourtant des données essentielles pour ajuster vos promotions, vos actions marketing, bref, vous aider à prendre des décisions quotidiennes pour votre entreprise, comme par exemple le choix de la bonne semaine pour vos vacances.

La prise de rendez-vous par téléphone, courriel ou SMS prend du temps car elle implique généralement des allers-retours entre votre client et vous . Pour certains entrepreneurs, ces tâches représentent 5 heures par semaine - 5 heures qui pourraient être consacrées à des choses plus importantes !

Si plus d’une personne inscrit le rendez-vous dans le calendrier, il est possible que certains écrits soient difficiles à déchiffrer, ce qui vous fait perdre du temps à essayer de lire ce qui a été écrit. Très rapidement, le calendrier peut devenir illisible, et cela est d’autant plus vrai si vous modifiez et annulez plusieurs fois des rendez-vous pour la même plage horaire. Tout cela est source de confusion , voire d’erreurs.

Si vous voulez éviter les absences , vous devez rappeler tous vos clients la veille de leur rendez-vous, ou leur envoyer manuellement un SMS pour leur rappeler. Cela représente généralement au moins une soirée par semaine que vous auriez pu passer à faire quelque chose de plus important. Avec un logiciel comme MyRezApp par exemple, cette tâche est automatisée . Vous n’avez pas à vous en soucier, un rappel de rendez-vous par sms ou e-mail peut être envoyé quelques heures à quelques jours avant l’heure du rdv.

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