Encore à l’heure actuelle, pour de nombreux professionnels des services travaillant sur réservation ou rendez-vous, l’ agenda papier reste le choix par défaut. Certes, il est très facile à utiliser et ne demande aucun effort d’apprentissage , mais on ne peut pas dire que ce soit l’outil le plus intéressant. Nous vous expliquons pourquoi !

Alors voyons en détails pourquoi vous devriez sortir temporairement de votre zone de confort et ne plus utiliser un calendrier papier pour gérer vos rendez-vous:

Avec un planning « traditionnel », vous êtes contraint(e) de créer et gérer par ailleurs un fichier clients car, à moins que vous ne disposiez d’un bijou technologique dont personne n’a le secret, votre agenda papier n’est pas capable de « communiquer » avec tout autre outil (pas même l’antique Excel !). C’est donc à vous de réaliser cette tâche supplémentaire qui s’avère souvent chronophage et, évidemment, comme tout le monde, vous êtes toujours à cours de temps… C’est embêtant.

Bien sûr, vous pouvez toujours vous dire :

Pourquoi pas… Mais vous passez dans ce cas à côté d’une chose capitale qu’un potentiel acquéreur (en cas de revente) ou banquier (lors d’une recherche de financement) exigera. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces informations, cela joue en votre défaveur car le fichier clients complet et à jour est un argument de négociation majeur.

De même, impossible d’envoyer une newsletter (ou toute autre message à caractère informatif ou promotionnel ) simplement sans fichier clients. Il est pourtant crucial de maintenir un contact régulier avec sa clientèle pour la fidéliser et ainsi préserver ses revenus .

Bien entendu, inutile de préciser que cela doit être fait dans les règles de l’art, conformément aux principes de la CNIL et du RGPD . En gros, demandez bien l’autorisation avant d’adresser vos annonces marketing à quiconque.

De même qu’il n’est pas capable de gérer un fichier clients, votre vieux carnet de rendez-vous ne peut pas faire de statistiques qui permettent de mettre en lumière les forces et faiblesses de votre business.

Visualiser simplement quelles sont les prestations les plus réservées ou, au contraire les plus « délaissées », noter l’évolution de votre panier moyen ou encore de votre taux d’annulation , les périodes les meilleures en termes de chiffre d’affaires … Toutes ces informations sont une mines d’or pour la gestion de votre entreprise. Elles constituent une aide précieuse à la décision et vous permettent d’ agir de façon éclairée.

Inutile de préciser que réaliser ce travail à partir de votre agenda papier relève du défi…

Facturation , fiscalité etc. Tout est plus compliqué à partir du moment où la gestion se fait avec des outils désuets.

S’il est impossible que votre agenda papier génère de simples factures , un agenda en ligne , lui, saura vous « sortir » celle correspondant à chaque réservation en deux temps 3 mouvements (s’il dispose de cette fonctionnalité, bien sûr - c’est le cas chez MyRezApp).

Autre exemple : au niveau des impôts , les contrôles anti-fraude se multiplient et vous devez être en mesure de fournir toutes les informations concernant votre activité aux agents du fisc . On peut en effet vous demander de justifier vos résultats à tout moment.

Dans ce cas, la lecture de votre agenda papier, le traitement et le croisement de ces informations avec vos données comptables peuvent être très fastidieux. Bien souvent, dans ce cas, la personne en charge des vérifications éprouvera des difficultés et, dans le doute, soyez-en certain(e), la décision finale ne sera pas en votre faveur.

Nous l’évoquions plus haut, l’inconvénient numéro de l’utilisation d’un agenda papier reste le temps perdu . Oui, avec un calendrier papier vous perdez du temps ! A ce niveau, les deux choses qui reviennent le plus souvent lorsque nous discutons avec nos utilisateurs sont les suivantes :

1) Les clients doivent forcément appeler pour obtenir un rendez-vous. Avez-vous déjà calculé le temps passé au téléphone ? Pour un entrepreneur travaillant seul, cela représente généralement le quart de son temps. C’est autant de temps qui n’est pas consacré à des tâches plus importante pour l’activité. C’est d’ailleurs ce qu’expliquaient Béatrice et Flavy dans leur témoignage. Et ici on ne compte même pas le temps passé au téléphone pour gérer les reports et annulations !

2) Pour prévenir les « oublis » , nombreux son ceux qui s’obligent à contacter les clients la veille ou l’avant-veille pour leur rappeler leur rendez-vous (appel ou simple SMS ). Mises bout à bout, on constate que ces minutes passées à faire ce travail représentent en moyenne trois heures par semaine - cela dépend beaucoup du volume d’activité, cela peut être plus ou moins, évidemment.

Comme vous le voyez, l’agenda papier est loin d’être un outil efficace. Pourquoi ne pas opter pour un système informatisé pour la gestion de vos réservation (on parle souvent d’ « agenda en ligne ») ? Essayez donc MyRezApp, une version gratuite vous permettra même de vous y mettre « en douceur » et vous pourrez toujours opter pour des fonctionnalités Premium par la suite, si vous le souhaitez.

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